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Organizar um evento corporativo pode até parecer fácil, mas não é. Quem é do ramo sabe muito bem o trabalho que dá cuidar de um evento desde o planejamento até a sua execução e garantir que todas as etapas tenham sido cumpridas com sucesso.

Apesar de muitos clientes já terem se dado conta disso, ainda existem aqueles que consideram essa uma tarefa simples e que pode muito bem ser conduzida por uma equipe interna sob o pretexto de economizar com a contratação de uma produtora com expertise nessa área.

Aqui vale a pena insistir naquele velho jargão: o barato, muitas vezes, pode sair caro. Não estamos querendo dizer que os funcionários de uma empresa não possam colaborar em nada com a organização de um evento. Muito pelo contrário! É importante que exista uma estrutura interna que faça a gestão dos eventos da empresa e que atue em conjunto com a produtora.

O que queremos ressaltar é que o grande erro de algumas companhias é deixar tudo nas mãos de suas equipes internas e os riscos de algo dar errado são grandes. Isso acontece, não por falta de competência da equipe interna, mas por conta da correria do dia a dia que faz com que o planejamento do evento seja deixado em segundo plano.

Geralmente essa equipe de gestão de eventos não tem somente essa responsabilidade, o que faz com que outras tarefas sejam consideradas prioritárias. Aliado a isso existe também a falta de conhecimento técnico para executar as atividades relativas ao evento. No fim das contas, todo mundo acaba se desgastando por não terem atingido os objetivos do evento como o esperado.

E SE TERCEIRIZAR?

O primeiro ganho ao se contratar uma produtora de eventos é que cada um vai fazer o seu trabalho como se deve. Ou seja, o funcionário que faz parte da equipe de gestão de eventos vai colaborar com o produtor e a equipe de organização sem descuidar das suas tarefas diárias. Ganho para a empresa!

As empresas especializadas em eventos estão sempre comprometidas com resultados, portanto os profissionais envolvidos são qualificados tecnicamente para entender os objetivos do cliente e identificar a melhor forma de fazer o evento acontecer.

Diferente dos colaboradores internos, os profissionais de uma produtora de eventos estarão 100% focados em atender o evento e garantir uma estrutura de qualidade, sempre de olho no orçamento. Muitas vezes, uma má gestão de eventos pode trazer prejuízos inesperados para a empresa. Nesse caso é bem melhor investir em uma produtora do que perder com a falta de organização.

Outro benefício importante que se ganha ao terceirizar o evento é que a produtora contratada já tem contatos com fornecedores com preços mais competitivos e de confiança, o que permite que os gastos sejam reduzidos (ou otimizados) e os riscos minimizados.

Uma equipe especializada em produção de eventos está acostumada a lidar com imprevistos e encontrar soluções rápidas para situações inesperadas. Em eventos, se algo dá errado não existe a possibilidade de pedir desculpas e consertar dia seguinte, portanto a empresa precisa de pessoas que atuem rapidamente nos problemas.

Em resumo, contratando uma produtora de eventos terceirizada, a empresa vai contar com mão de obra especializada e focada em garantir o sucesso do evento e preservar a imagem da empresa. Além disso, as chances de ter retorno financeiro com o evento aumentam consideravelmente.

São vários os benefícios que uma empresa tem ao terceirizar eventos corporativos, sendo que o que mais ganha destaque é o profissionalismo que o evento pode alcançar ao contar com uma equipe organizadora experiente. Para uma produtora de eventos não está em jogo somente a imagem do seu cliente, mas a sua própria. Por isso o comprometimento está em outro nível.