Planejamento de atividades para a Equipe Recreativa do seu evento

Vários tipos de eventos exigem que uma equipe fique responsável pela recreação dos frequentadores, desde festas infantis até celebrações corporativas. No entanto, se você não instruir os profissionais que vão cuidar da recreação, esse aspecto do evento vai ficar comprometido, podendo afetar outros fatores, interferindo na satisfação dos participantes. Sendo assim, é importante saber como fazer o planejamento de atividades para a equipe recreativa do seu evento.

Da mesma maneira que você precisa pensar em outros detalhes antecipadamente, tais como a segurança e a divulgação do evento, por exemplo, é necessário planejar as ações do grupo encarregado da recreação o mais cedo possível, pois deixar esse planejamento para o último momento tende a levar a dificuldades para lidar com problemas, incluindo imprevistos.

Mas qual é a importância de ter uma equipe recreativa devidamente preparada? Essa função assegura o entretenimento das pessoas, o que é crucial, especialmente quando o evento não conta com outras opções de diversão, como atrações musicais. Por conta disso, a equipe de recreação serve para deixar as pessoas mais relaxadas e entretidas, fazendo com que elas associem o evento a uma experiência agradável, o que influencia na propagação espontânea de uma imagem boa do evento.

Aprenda como fazer o planejamento de atividades para a equipe recreativa do seu evento

1. Horário

Uma coisa que não deve faltar no seu planejamento é a definição do horário em que a recreação irá funcionar. Isso pode ocorrer a partir do momento que o evento começa, no meio deste ou apenas no final. A duração das atividades recreativas vai depender da sua intenção e do tipo de evento. Logo, se houver outro tipo de atração, você terá que escolher se a recreação estará disponível enquanto a outra atração acontece ou se não fará duas atividades de entretenimento competirem pela atenção do público.

Outro elemento essencial para a organização das atividades recreativas é o horário de chegada e o de saída da equipe destinada a cuidar da recreação no evento. Em função disso, é indispensável programar o funcionamento das atividades conforme o tempo em que os profissionais da equipe estarão no local, separando um tempo para que eles possam arrumar tudo antes e depois das atividades, sem pressa.

2. Espaço

O local também influencia o seu planejamento, já que algumas atividades recreativas requerem mais espaço do que outras. Portanto, se você ainda não determinou onde o evento ocorrerá, não demore para fazer isso, afinal, você só poderá confirmar seu plano de oferecer certa atividade após ter certeza de que o lugar em questão tem capacidade e estrutura para tanto.

3. Equipamentos

Não importa qual seja o tipo de recreação fornecido no seu evento, a equipe vai precisar de alguns equipamentos, que podem ser desde equipamentos de som e microfone até brinquedos, como pula-pula, por exemplo. Pensando nisso, é fundamental correr atrás desses equipamentos, caso a equipe contratada não disponibilize tais itens.

Além de incluir a compra ou o aluguel de equipamentos voltados para a recreação no seu orçamento, recomendamos que você teste tudo que será utilizado pela equipe recreativa, a fim de garantir que as atividades serão colocadas em prática de acordo com os seus planos, com menos chances de percalços no caminho.

4. Capacitação da equipe

Em geral, as pessoas costumam associar recreação com crianças, mas nem sempre o público que precisa ser animado é o infanto-juvenil. No lançamento de um produto, por exemplo, a empresa pode contratar uma equipe de animadores de festa ou de profissionais que fazem shows de comédia, com o intuito de divertir os funcionários e demais convidados.

Sabe aquele ditado que aconselha a tomar cuidado com economia demais, pois o barato pode sair caro? Então, lembre-se disso na hora de escolher a equipe de recreação, afinal de contas, por mais que seja importante economizar, o corte de gastos não deve significar que você priorizará uma equipe mais barata sem checar se os profissionais são capacitados para suas respectivas funções. Não esqueça que a satisfação do público tem que ser a sua prioridade.

Na hora de escolher a equipe, faça uma pesquisa prévia, com a intenção de identificar os pontos fortes dos seus integrantes. Além disso, verifique se o que eles oferecem como forma de entretenimento condiz com os desejos dos potenciais participantes do evento que você irá organizar.

Esse cuidado vale não apenas para equipes especializadas e contratadas exclusivamente para a recreação de eventos, mas também para um grupo de profissionais da sua própria equipe de produção. Porém, se você optar pela segunda alternativa, certifique-se de que os profissionais que se responsabilizarão pelas atividades recreativas tenham as instruções necessárias para alcançarem o objetivo desejado.

5. Pesquisa de público

Para terminar as nossas dicas de como planejar atividades de recreação em eventos, coloque em mente que não adianta nada seguir todos os passos anteriores se você não proporcionar atividades voltadas para o seu público-alvo. A adequação das atividades propostas precisam estar em sintonia com as características de cada público, caso contrário, o trabalho recreativo será um desastre.

Ao contratar alguém para fazer piadas, por exemplo, confira com o profissional se o conteúdo apresentado é apropriado para quem assistirá à apresentação. De modo semelhante, preste atenção se o tipo de brincadeira tende a agradar às pessoas que você deseja satisfazer, como jogos adolescentes para esse público, em vez de brincadeiras infantis, por exemplo.

Com as sugestões acima, a equipe de recreação do seu evento fará muito mais sucesso, não importa qual seja o tipo de evento produzido por você.