Como utilizar o Gmail para ter produtividade ao criar uma festa corporativa?

Quando se fala em planejamento de uma festa corporativa, uma boa organização é fundamental para o sucesso do evento como um todo. E para facilitar a vida do produtor, existem diversas ferramentas de gestão e organização de tarefas, sendo que o Gmail é uma delas.

O Gmail é uma plataforma de e-mail popular e cheia de funcionalidades que podem ser integradas com extensões para facilitar as suas atividades cotidianas. As aplicações vão desde o rastreio de e-mails, agendamento de envio de mensagens e até o aumento da produtividade.

Ferramentas de produtividade do Gmail para criar uma festa corporativa

Drag

O Drag é uma ferramenta de produtividade que funciona como uma extensão do Google Chrome e transforma o seu Gmail em uma lista de tarefas. Você só precisa adicioná-lo ao seu navegador, se conectar a uma conta de Gmail e autorizar a utilização da extensão para administrar e gerenciar as atividades da sua caixa de correio eletrônico.

Assim que você der a autorização de uso da extensão, o seu Gmail passa a exibir três abas: To Do, Doing e Done, ou seja, Tarefas a Serem Cumpridas, Tarefas em Andamento e Tarefas Concluídas. Utilizando o recurso “drag and drop” (arrastar e soltar), você organiza suas mensagens de acordo com cada aba, basta arrastar e soltar a mensagem para a lista correspondente.

Essa é uma ferramenta que vai te ajudar na organização das mensagens recebidas, pois tudo aquilo que precisa ainda ser verificado, fica na aba To Do (tarefas a serem cumpridas), as mensagens que dizem respeito a assuntos que estão sendo verificados no momento entram na aba Doing (tarefas em andamento) e as mensagens que possuem assuntos já encerrados migram para a aba Done (tarefas concluídas).

Todoist

O todoist é um aplicativo de lista de tarefas para o Gmail que vai te ajudar a gerenciar a sua lista de atividades, elaborar e acompanhar o planejamento das tarefas, montar um calendário com tudo o que precisa ser feito, receber avisos e lembretes de datas e horários de compromissos agendados, além de visualizar suas tarefas de qualquer palataforma.

Essa extensão tem uma versão gratuita e outra paga, e ela sincroniza as tarefas que aparecem no seu e-mail com as incluídas em outros dispositivos como em desktops e smartphones, ou seja, sua lista de tarefas estará sempre onde você precisar.

É possível também compartilhar tarefas, delegar prazos a seus colaboradores, receber atualizações do andamento das atividades e colaborar em projetos compartilhados em tempo real e tudo isso a partir do seu Gmail.

O aplicativo tem diversas funções extras que ajudam a organizar e otimizar a sua produtividade diária como a possibilidade de quebrar grandes tarefas em níveis, múltiplas prioridades, comentários, PDFs, planilhas e fotos adicionados a qualquer tarefa, etiquetas e filtros customizados que se encaixam no seu fluxo de trabalho.

Boomerang for Gmail

Essa é uma execelente ferramenta para quem trabalha em horários pouco convencionais, como a maioria dos produtores de eventos. Com ela você pode planejar e agendar quando um determinado e-mail será enviado para alguém. É possível usar o aplicativo gratuitamente para até 10 agendamentos mensais, ou aderir a um plano pago para obter funcionalidades extras.

Além do agendamento de mensagens para horários e datas mais apropriados, o Boomerang também ajuda a organizar a sua caixa de entrada retirando as mensagens que você não precisa ver agora. Basta abrir a mensagem e escolher quando você vai precisar vê-la novamente. No momento escolhido por você, ela volta para sua caixa de entrada, marcada como não lida.

Além dessas ferramentas super úteis, é possível também personalizar a aparência da sua caixa de entrada e a dica aqui é testar cada uma dessas aparências até encontrar a que melhor se encaixa no seu perfil: mensagens importantes primeiro, não lidas primeiro, com estrela primeiro, etc.