Como encontrar bons fornecedores para a organização de eventos esportivos?

Eventos esportivos possuem muitas peculiaridades, é um universo único que precisa que a organização tenha muita atenção aos detalhes para garantir uma experiência de excelência para os atletas e para os espectadores.

E os fornecedores são parte muito importante do projeto de um evento esportivo, pois eles vão garantir uma boa infraestrutura para os participantes como um todo, por isso é bom poder contar com parceiros que garantam itens de qualidade a um bom preço.

Cada modalidade esportiva tem necessidades específicas com relação a equipamentos, acessórios e serviços, por isso é importante um planejamento detalhado para garantir o sucesso da sua empreitada. Confira as nossas dicas para garantir uma boa contratação de fornecedores para o seu evento.

1. Pesquise

Para encontrar bons fornecedores é importante pesquisar bastante, pois cada modalidade esportiva tem necessidades específicas. De maneira geral será preciso providenciar medalhas, troféus, uniformes, água, brindes, bandeiras, segurança, banheiros, alimentação, a quantidade de fornecedores é considerável. Se você precisar de ajuda, consulte especialistas, atletas da modalidade ou outros organizadores que já tenham produzido eventos esportivos para garantir que não vai ficar nada de fora do seu planejamento. É interessante fazer no mínimo 3 orçamentos para cada serviço e levar em consideração o fornecedor que garanta não só preços competitivos, mas qualidade e segurança na entrega.

2. Peça referências

Referências são sempre úteis, portanto fale com outros produtores que possam indicar fornecedores de confiança, ou ainda, peça ao fornecedor contatos de clientes que possam passar dados sobre os serviços que você deseja contratar. Questione a qualidade, o prazo, o atendimento e a disponibilidade do fornecedor

3. Procure amostras

Na hora de definir o fornecedor de brindes, uniformes e demais produtos do tipo, peça algumas amostras para que você tenha noção real do que está comprando. Se estiver negociando serviços, além de referências, peça fotos que mostrem o serviço sendo realizado.

4. Procure especialistas

Ao escolher os fornecedores e também os produtos, foque em empresas e profissionais que sejam especializados em esportes, pois isso vai contribuir para a qualidade do evento em si. Muitos dos itens que você deve providenciar para o evento acontecer podem ser usados como espaço de divulgação dos seus patrocinadores e agregam valor à marca deles. Por isso, qualquer escorregada é fatal. Seus patrocinadores não ficarão nada satisfeitos se suas marcas estiverem impressas em itens de má qualidade.

5. Compare os orçamentos

Nunca feche com um fornecedor sem antes comparar os orçamentos. Aqui o importante é observar detalhes como prazo de entrega, apoio em caso de imprevistos, qualidade do material e também o prazo para pagamento. De maneira geral, fornecedores trabalham com o pagamento de 50% do valor ao fechar o negócio e o restante na entrega dos materiais. Leve o preço em consideração, afinal temos um orçamento para cumprir, mas não se apegue apenas a esse detalhe. Nem sempre o preço mais alto oferece melhor qualidade e nem sempre o menor preço é a pior opção. A questão a ser considerada é o custo-benefício.

6. Converse sobre imprevistos

Quem trabalha com eventos já sabe que imprevistos são uma realidade na organização, por isso é importante contar com um fornecedor que possa prestar atendimento caso haja alguma situação que fuja do controle. Equipamentos que não funcionam, brindes ou suplementos que acabam podem colocar um evento a perder. Trabalhe com uma margem de segurança para eventualidades que não comprometa o orçamento, inclusive isso pode ser negociado com o seu fornecedor. Veja se ele tem condições de prestar socorro caso você precise de itens extras ou se ele tem um plano B caso os equipamentos dêem pane.