10 passos para melhorar a comunicação com fornecedores de eventos

Para quem trabalha com eventos, poder contar com bons fornecedores é essencial para desenvolver um trabalho de qualidade e garantir o sucesso na organização do mesmo.

Os fornecedores serão os seus principais parceiros nesse processo e ter problemas na relação ou na comunicação com eles vai impactar no seu produto final.

Para saber como ter esse nível de relacionamento e confiança com os seus fornecedores, confira as dicas que indicamos a seguir.

1. Deixe suas expectativas às claras

Para que a comunicação com o seu fornecedor flua sem problemas é preciso que ele saiba o que vai na sua mente e o que você espera dele. Uma das grandes falhas nos processos que envolvem pessoas, de maneira geral, é não transmitir aos integrantes da equipe ou do projeto o que se espera de cada uma delas. Se o seu fornecedor não sabe que você tem urgência em determinada entrega, não vai dar prioridade na produção e não vai atender as suas expectativas.

2. Conheça as condições do contrato

O contrato é o documento que assegura os direitos e deveres de ambas as partes e deve ser lido e compreendido na sua totalidade. Só assim você saberá o que pode e o que não pode exigir do seu fornecedor, facilitando a sua comunicação com ele.

3. Alinhe os processos

Ao fechar com um fornecedor, faça uma reunião com ele, convide-o para conhecer o projeto do qual ele vai fazer parte para que ele compreenda o seu papel e a sua importância dentro do todo. Nesse momento alinhe os processos de comunicação e produção para que nada saia do controle.

4. Estabeleça um fluxo de comunicação

Crie junto com o seu fornecedor um fluxo de comunicação, ou seja, defina quem fala com quem, quais são as pessoas-chave nesse processo, quais canais de comunicação devem ser usados (e-mail, telefone, WhatsApp) e o que fazer em caso de emergência.

5. Use a tecnologia a seu favor

Procure ir além dos canais de comunicação padrão como e-mail, telefone e celular. Claro que esses meios serão os mais utilizados, mas trabalhe com um sistema de organização compartilhado com o seu fornecedor onde tanto a sua equipe como a dele possa gerenciar as atividades em tempo real. Existem bons sistemas do tipo na internet e alguns não têm custo.

6. Fale sobre as falhas

Seja transparente com o seu fornecedor. Em caso de erros ou de uma postura que tenha deixado a desejar, comunique os responsáveis. É importante que ele saiba que comprometeu de alguma forma o bom andamento do seu projeto e evite que isso aconteça de novo.

7. Fale sobre o sucesso

Assim como é importante pontuar as falhas, também é fundamental dividir o sucesso. Faça com que o seu fornecedor tenha conhecimento dos impactos positivos dessa parceria, especialmente se o produto dele sobressaiu no evento.

8. Use um checklist

Usar checklists não ajuda somente na organização do evento em si e no gerenciamento da sua equipe interna, mas é extremamente útil para controlar os passos dos seus fornecedores. Estabeleça um checklist em conjunto com o seu fornecedor e utilize-o sempre para minimizar falhas de comunicação.

9. Trate o fornecedor como parte da equipe

Para que o seu fornecedor tenha o comprometimento necessário para não te deixar na mão em nenhuma hipótese, ele precisa sentir que faz parte da equipe. Não trate o seu fornecedor como um mero produtor de brindes ou terceirizado. Se você agir assim, problemas de comunicação tendem a acontecer com mais frequência.

10. Estabeleça uma parceria

Pense no longo prazo e crie uma parceria de verdade com o seu fornecedor. É preciso que ele saiba que pode contar com você e vice-versa. Assim, dificilmente você vai ter dificuldades ao se comunicar com ele.

Como deu pra notar, não tem muito segredo, basta investir em processos de organização e transparência de informações para ter uma relação de ganha-ganha com seus fornecedores. Em breve novas dicas!