Gerenciamento de Eventos: Como vender patrocínio e fazer a parceria acontecer?

Para quem gerencia eventos, um dos itens mais importantes para “fazer acontecer” é a venda de patrocínio.

Os patrocínios, em muitos casos, podem ser a chave para a saúde financeira do seu evento, pois dependendo do formato dele (congresso, conferência, etc) as cotas podem até superar a receita gerada pelas inscrições.

E essa é uma parceria onde todos saem ganhando, pois a empresa que patrocina ganha visibilidade e acesso direto a um público selecionado que tem tudo para gerar bons negócios no futuro, enquanto o produtor do evento conta com o aporte financeiro necessário para trabalhar com tranquilidade.

Mas como definir e vender patrocínio? O primeiro passo é elaborar uma apresentação clara e detalhada de como será o evento, destacando qual a relação entre a empresa patrocinadora e o público participante.

Em seguida, insira detalhes de como será feita a comunicação e divulgação do evento, além da cobertura de mídia (se houver) e como a marca patrocinadora vai se beneficiar dessas ações. Uma boa opção é incluir na negociação o acesso ao mailing do evento.

É importante também definir o quanto a organização precisa arrecadar e dividir esse montante em cotas para que as negociações e a arrecadação sejam mais eficientes. Se o evento precisa arrecadar R$ 100 mil em patrocínio, é possível dividir as cotas em 1 patrocinador ouro que entra com R$ 30 mil, 2 patrocinadores prata onde o investimento é de R$ 15 mil e cotas de apoio no valor de R$ 10 mil cada.

Para cada tipo de patrocinador, defina um pacote diferente com relação a visibilidade da marca e em que tipo de material ele vai ter exibição garantida. Na hora de definir os itens de cada pacote, seja criativo e procure utilizar espaços ociosos ou até mesmo inovar nas mídias, como criar uma área de descanso e interação ou ponto de recarga para celulares e tablets com espaço para exibição das marcas patrocinadoras.

A sua apresentação deve ter o máximo de informações relevantes como, por exemplo, os números de eventos anteriores, público recebido, negócios gerados, a estimativa de público na nova edição, palestrantes que podem funcionar como âncoras, etc.

Fazer uma análise aprofundada do perfil do público-alvo também é interessante, pois dessa forma a empresa vai ter condições de traçar facilmente uma ligação entre o seu negócio e as pessoas que estarão presentes no seu evento.

Apresentação montada? É hora de partir à caça de patrocínios! Mas antes de sair batendo de porta em porta, faça uma pesquisa séria sobre quais são as empresas que atuam em áreas ligadas ao seu evento, pois elas serão as suas prováveis parceiras. Estude o negócio de cada uma delas, assim você será capaz de oferecer um projeto realmente útil e irrecusável.

Para o patrocinador, o que interessa é saber claramente o que ele vai ganhar em troca dessa parceria, portanto dê atenção a esses pontos: visibilidade, cobertura da mídia, promoção da marca, aumento nas vendas, ganho de clientes potenciais, entre outros.

Por fim, para garantir que a parceria aconteça de forma tranquila, use sempre ferramentas legais onde os dois lados estejam protegidos de possíveis problemas, ou seja, elabore um contrato onde conste os direitos e deveres de cada parte.

É importante também que o contrato possua uma descrição do tipo de cota de cada patrocinador, incluindo o período do patrocínio, valores e os itens que fazem parte do pacote adquirido. Deixe claro nesse documento se a parceria será exclusiva ou se haverá outras marcas envolvidas, para os patrocinadores é importante saber como essas marcas irão se relacionar durante o evento.

Se o processo for todo conduzido com clareza e de maneira positiva, todos saem ganhando e é bem provável que essas parcerias se repitam no futuro!