Apostar em um hotel para realizar o seu evento corporativo pode ser uma ótima escolha, inclusive, quando na ocasião vão se encontrar colaboradores que residem em cidades diferentes. Dessa forma, são facilitados o seu transporte e acomodação. No entanto, continua sendo uma boa ideia mesmo que os participantes não tenham que viajar.
Isso porque outra praticidade que os espaços para eventos corporativos em hotéis possuem é o fato de disponibilizarem o serviço de alimentação, evitando a contratação de uma empresa terceiriza ou mesmo o deslocamento dos participantes para fazer as refeições. No entanto, existem algumas dicas para escolher a melhor opção entre as disponíveis na sua cidade.
ESPAÇO DO HOTEL
Uma delas é conferir qual o tamanho do espaço que o hotel dispõe para os eventos, a fim de garantir que é suficiente para acomodar todos os convidados. Esse, aliás, é um dos primeiros requisitos, sendo que pode ser o responsável por descartar algumas opções.
Além disso, é indicado que a organização desse evento inicie alguns meses antes da sua realização, já que os hotéis com bons espaços costumam ter eventos com bastante frequência. Quanto à capacidade do local é importante ainda dar uma olhada pessoalmente até mesmo para avaliar se além de espaço, o hotel conta com cadeiras e demais móveis necessários, os quais podem ser providenciados com antecedência.
Avaliar a acústica também é importante, até mesmo para saber se os palestrantes deverão usar ou não microfone, o que também depende do tamanho do espaço. É importante ainda verificar se o local possui infraestrutura adequada às necessidades do evento, como número suficiente de banheiros, e capacidade para suportar os equipamentos que serão usados, quando for o caso.
Veja por fim se a manutenção do local está em dia. Outra dica é conferir se o espaço é bem arejado e iluminado e mesmo se possui ar condicionado, conforme a temperatura prevista para os dias do evento ele pode ser mais do que necessário.
MAIS DICAS PARA ESCOLHER UM HOTEL PARA EVENTO CORPORATIVO
Em geral, os hotéis que dispõem de espaço para eventos corporativos costumam ser de alto padrão e, por isso, segurança e acessibilidade são aspectos que se imagina que estejam garantidos. Mesmo assim, é importante avaliar esses aspectos de perto para evitar imprevistos no dia ou dias do evento.
Se o seu evento for realizado em um grande centro urbano com taxas de criminalidade grandes é mais indicado preferir um hotel em uma região mais segura da cidade. Dessa forma, além de conferir com a administração se existem seguranças no local, veja se existem demais formas de proporcionar segurança aos hóspedes e visitantes.
É importante ainda que os arredores do hotel tenham ruas iluminadas e, se o evento durar mais de um dia, que tenha estabelecimentos comerciais próximos, como bancos e farmácia. Quanto à acessibilidade, prefira hotéis onde os participantes do evento possam chegar de forma mais tranquila, inclusive, se dependem do transporte público.
Se for um evento em um hotel mais longe da região central, então, é possível fazer um esquema de caronas para que todos possam chegar até o endereço com segurança. Certifique-se, nesse sentido, se existe estacionamento seguro a todos os convidados com carros. Além disso, se no grupo de participantes haver portadores de necessidades especiais é essencial que o local possua as condições necessárias, como banheiros adaptados e rampas de acesso. Garanta também que a sua chegada com segurança ao local.
Já na hora de escolher o cardápio, é preciso certificar-se com o hotel que haverá opções para os convidados com restrições alimentares. Todos os detalhes nessa hora são mais do que importantes, inclusive, o bem estar dos convidados.
E veja também: Como escolher o melhor hotel para eventos corporativos!